تنسيق خطاب رسمي / ايميل رسمي بالانجليزي
يواجه جميع الناس في وقت ما ضرورة كتابة خطاب إلى واحدة من الجهات الرسمية، لإجراء شكاوى أو تعاملات أو حتى الحصول على موافقة على طلب تم تقديمه إلى الجهة التابع لها الفرد، وفي هذه الحالة يكتشف الفرد المطلوب منه أن يقوم بكتابة الخطاب أنه يجب أن يقوم بذلك بصيغة محددة معروفة داخل المؤسسات الحكومية. المختصين بكتابة الخطابات الرسمية قد يجد الشخص الذي يقوم بكتابة الخطاب عدد من الأشخاص المتخصصين في كتابة الخطابات الرسمية، مثل المحامين وكتاب العدل الذين يقومون بالعمل بشكل خاص، ومن الممكن أن لا يجد من يقوم بمساعدته فيضطر أن يقوم بالإرتجال من خلال تفصيل صيغة للخطاب الذي يقوم بكتابته، لذلك يعد من المهم أن نتعرف على الصيغة الخصة بكتابة الخطابات الرسمية بشكل عام حتى لا نقع في الغلط أو التأخر في التعاملات الواجب إتمامها بسرعة. طريقة كتابة الخطاب الرسمي هناك عدد من الأمور التي يجب أن نراعيها عندما نكتب خطاب رسمي ومنها ما يلي: انواع الخطابات الرسمية يجب أن نعلم أن هناك عدد من الأنواع من الخطابات الرسمية؛ فهناك الخطاب الموجه إلى جهة رسمية وذلك من جهة رسمية أيضا، وهناك خطاب موجه من أحد الأفراد إلى جهة رسمية، بحيث يكون الفرد المرسل هو واحدا من العاملين بها أو أحد المستفيدين من الخدمات التي تقدمها، وهناك الخطاب الموجه من أحد الجهات الرسمية إلى الفرد، وهناك عدد من الاختلافات في الصيغ حتى لو لم تكن كبيرة ولكننا سنقوم بإيضاحها.
خطاب استرحام
وكما هو معروف ان هناك عدد من الأنواع من الخطابات الرسمية الخطاب الموجه إلى جهة رسمية معينة: وذلك من جهة رسمية أيضا، وهناك خطاب موجه من أحد الأفراد إلى جهة رسمية، بحيث يكون الفرد المرسل هو واحدا من العاملين بها أو أحد المستفيدين من الخدمات التي تقدمها. الخطاب الموجه من أحد الاشخاص او لشخصية عامة مثل الوزير: هناك عدد من الاختلافات البسيطة بين الصيغة بين الخطابات حتى لو لم تكن كبيرة وكثيرة. أهم النقاط عند كتابة خطاب رسمي يجب ان يتسم الخطاب بالوضوح والدقة في أفكار الخطاب وألفاظه. ضرورة المصداقية في المعلومات المذكورة في الخطاب. الابتعاد عن الألفاظ الأدبية والمحسانات الشعرية البديعية والصور والالتزام بالموضوعية في صيغة الخطاب. الحرص على الإيجاز في المعنى بشكل عام ، وهي أحد أهم صفات الكتابة الرسمية للخطابات. الالتزام بالإسلوب المقنع التقريري والبعد عن العواطف الشخصية. العمل على مراعاة تقسيم الأفكار مع تسلسها والانتقال من فكرة الى اخرى مباشرة. الخطوات المتبعة عند كتابة خطاب رسمي إلى وزير يجب أن يبدأ الخطاب اولاً بالتحية والسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) وأسفل ذلك السطر يتم كتابة اسم الشخص الذي يتم ارسال الخطاب له ، ثم البداية بصفته ، ثم التحية من خلال كتابة (السيد الوزير الموقر/ ….. )، وفي السطر التالي يكتب عادةً (تحية طيبة وبعد) ثم نبدأ صلب الخطاب.
نموذج خطاب
- خطاب حقوق الطفل
- خطاب باللغة الانجليزية
- خطاب تغطية cover letter
- تنسيق خطاب رسمي
ومن أجل ذلك يجب تحديد مدى رسمية الخطاب ودرجة أهميته وطبيعة المؤسسة التي سيتم مراسلتها. وغالبًا ما يُنصَح عند كتابة خطاب رسمي بأن تُعَد له مسودة جيدة تتضمن النقاط الرئيسية لموضوع الخطاب مع كتابة جميع الأرقام التي سوف يتضمنها الخطاب خوفًا من نسيانها عند الصياغة النهائية للخطاب. ويجب أيضًا مراعاة نوع الورق الذي سيُستخدم عند كتابة خطاب رسمي حيث يجب أن يكون مصقولاً وسميكًا. وبعد التأكد من توافر هذه الأوراق وتنظيم المعلومات في مخطط واضح يمكن البدء في الكتابة على الآلة الكاتبة أو باستخدام برنامج معالج النصوص وورد ثم طباعته وتغليفه في مظروف أنيق يحمل رمز المؤسسة المرسلة وبعد ذلك يُرسَل عن طريق البريد العادي كما هو الحال في المراسلات الرسمية التجارية، ولكن هناك بعض الاستثناءات التي تتيح إرسال الخطاب عبر البريد الإلكتروني في حالات ضيق الوقت وأهمية مضمون الخطاب وتأثيره على المصلحة المشتركة. كتابة الترويسة أعلى الصفحة عند البدء في كتابة خطاب رسمي يجب أن تُصَمَّم الصفحة بشكل احترافي؛ حيث توضَع في أعلى الصفحة الترويسة الخاصة بالمؤسسة المرسلة. والترويسة هي الجزء العلوي من الصفحة والذي يحتوي على بيانات المؤسسة المرسلة مثل الاسم والعنوان التفصيلي والرمز البريدي ورقم الهاتف والفاكس ونوع النشاط؛ لذلك هي بمثابة بطاقة الهوية للمرسل وتُعزَى أهمية ذلك إلى سهولة الحصول على الرد وسرعة تعرف الجهة المرسل إليها الخطاب على المؤسسة المرسلة.
دورة تنسيق
وفي هذه الحالة يجب البحث عن عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالقسم المعني باستقبال خطابات الشكوى. بعد إرسال الخطاب يتم الانتظار حتى انتهاء المهلة المقررة، وفي حال عدم ظهور أي رد يمكن متابعة الشكوى بخطابٍ آخر على نفس النهج الذي اتبعته في الخطاب السابق مع توثيق تكرار الخطاب من خلال إرفاق بيانات المراسلات السابقة. وهكذا يتضح أن كتابة خطاب شكوى أمر يتطلب اتباع بعض القواعد والإرشادات لضمان تحقيق نتائج إيجابية وبالتالي يُنصَح باتباع الخطوات المذكورة بالأعلى والحرص على إخراج الخطاب على أفضل حالة ممكنة من حيث الشكل والمضمون.
أو صفة ( عاجل) أو ( عاجل جداً) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط. 19 ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة) أو ( لتكليف من يلزم) أو ( للاطلاع) أو ( للتوجيه). 20 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على ان يكون حجم الخط ( 18). 21 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع. 22 ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم. إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي: ص / لمديرة مركز الإشراف التربوي بالهفوف. ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى وببنط غير مسود وبقاس خط ( 12). 23 ـ عند قفل الخطاب أو عند الحاجة لكتابة نقط فلا تكتب النقط باستخدام زر الرقم صفر وإنما تكتب نقط ويحصل عليها بالضغط على زر الأحرف العالية ثم على حرف ( الزاي) من لوحة المفاتيح. 24 ـ يراعى عند قفل الخطاب عدم كتابة كلمة ( دمتم) نظراً لمخالفتها للشرع فالدوام لله وحده ويمكن ان تقفل بمثل الاتي: والله الموفق ، وتقبلوا فائق التحيات ، وغيرها
طريقة كتابة خطاب
وبطبيعة الحال يمكن صياغة الموضوع في عبارات بسيطة ومقتضبة خاصةً أن الغرض محدد من البداية في مرحلة الإعداد الأولي للخطاب. ويُفَضَّل عند كتابة خطاب رسمي أن تكون اللغة مباشرة ومكثفة بحيث تحتوي الجملة القصيرة على أكبر قدر ممكن من المعلومات. ويوصَي بأن يُكتَب الخطاب بطريقة محترفة بحيث يخلو النص من الأخطاء الإملائية والنحوية والحرص على الاستخدام الصحيح لعلامات الترقيم واستخدام الأساليب البلاغية الشائعة في المراسلات الرسمية والابتعاد عن اللغة الدارجة تقديرًا لمقام الخطاب. وعند الشروع في صياغة الموضوع ينبغي تجنب الحشو والاسترسال في المعلومات الفرعية التي لا تمثل أي أهمية بالنسبة للمرسل إليه، ويجب كذلك مراعاة صحة ودقة المعلومات والبيانات الواردة حتى لا ينتج عن ذلك أية مشاكل أو معوقات والانتباه جيدًا إلى دقة الأرقام في حالة المراسلات الرسمية التي تتناول المبالغ النقدية أو وحدات كميات الشحنات أو غيرها من الأمور المتعلقة بالمعاملات التجارية. الخاتمة والتوقيع إن المراسلات الرسمية لا تحتاج إلى تخصيص فقرة طويلة للخاتمة، بل يمكن الاكتفاء فقط بعبارة تقليدية مقتضبة مثل (تفضلوا بقبول فائق الاحترام) أو (خالص الشكر والتقدير).
في ديسمبر 28, 2019 0 صيغة خطاب رسمي لوزير هي طريقة يتبعها الجميع في وقتٍ ما بسبب رغبتهم في توجيه خطاب إلى إحدى الجهات الرسمية او لأحدى شخصيات العامة وهذا بهدف وجود تعاملات أو شكاوى أو الحصول على موافقة لطلب ما من الجهة التي يتبعها الراسل وفي تلك الحالة يكتشف الشخص المطلوب منه كتابة الخطاب أنّ عليه أن يفعل ذلك بصيغة معينة متفق عليها داخل المؤسسات الحكومية. اقرأ أيضا 👍👍: خطاب تعريف بالراتب بالانجليزي صيغة خطاب رسمي لوزير اختيار المؤلف خطاب رسمي لوزير مقالات ذات صلة بالمقال الحالي قد يلجأ بعض الاشخاص عند كتابة مثل هذا الخطاب في المراسلات الرسمية إلى من لهم خبرة في هذا الامر مثل: المحامين وكتاب العدل الّذين يعملون بشكل خاص ، وقد لا يجد في بعض الاحيان من يساعده فيضطر إلى ارتجال صيغة إلى لخطاب لذا فمن الهام التعرف إلى صيغة كتابة الخطاب في شكل عام من أجل عدم ارتكاب اي خطأ في المعاملات الّتي يجب أن تتمّ على وجه السرعة. هناك الكثير من الاشخاص الذين يحتاجون إلى عمل نموذج خطاب رسمي مُوجَّه إلى وزير يحمل مسئولية وزارة معينة ، ويهدف عمل بعض الإجراءات الخاصَّة بأي التَّقدُّم بشكوى،او طلب موافقة على طلب او امر الجهة المتخصِّصة، وهنا يكتشف الفرد أنه بحاجةٍ إلى كتابة هذا الخطاب بصيغة معينة معروفة داخل تلك الجهة الحكومية حتى يتم الاعتداد بهذا الخطاب.